La présente politique de confidentialité (la « Politique ») a pour objet de vous informer de la manière dont l’association Une Voix Pour Elles collecte, utilise, conserve, partage et protège vos données à caractère personnel dans le cadre de ses activités, notamment via son site internet accessible à l’adresse https://www.unevoixpourelles.com/ (le « Site »), ses formulaires de contact, de demande d’aide, de prescription, de bénévolat, de don, de newsletter, ses actions d’accompagnement matériel et logistique, ses actions de coordination avec ses antennes régionales, partenaires associatifs, structures sociales, centres communaux d’action sociale, collectivités et autres partenaires opérationnels, ainsi que dans le cadre de la coordination du réseau Elles Déménagent.

Une Voix Pour Elles accorde une importance particulière à la protection des données personnelles et s’engage à les traiter dans le respect de la réglementation applicable, et notamment du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée dite « Informatique et Libertés ».

La présente Politique s’applique notamment :

• aux visiteurs du Site ;
• aux personnes qui contactent Une Voix Pour Elles ;
• aux personnes inscrites à la newsletter ;
• aux donateurs et personnes souhaitant soutenir l’association ;
• aux bénévoles, candidats bénévoles et personnes participant aux actions solidaires ;
• aux bénéficiaires accompagnées par Une Voix Pour Elles, ses antennes régionales ou ses partenaires opérationnels ;
• aux enfants des bénéficiaires lorsque des informations les concernant sont nécessaires à l’organisation de l’accompagnement ;
• aux prescripteurs, travailleurs sociaux, associations, structures d’hébergement, centres communaux d’action sociale, collectivités, partenaires institutionnels ou toute structure orientant une bénéficiaire vers Une Voix Pour Elles ;
• aux contacts opérationnels des partenaires, antennes régionales, associations membres du réseau Elles Déménagent, prestataires logistiques, transporteurs, structures d’entreposage, partenaires matériels et structures tierces intervenant dans la prise en charge ;
• plus généralement, à toute personne physique dont les données sont traitées par Une Voix Pour Elles dans le cadre de ses activités.

1. Identité du responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

Une Voix Pour Elles
Association régie par la loi du 1er juillet 1901

Siège social : Maison des Associations "Villa La Luna"
265 Promenade des Anglais - 06200 Nice

E-mail de contact : [email protected]

Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter Une Voix Pour Elles aux coordonnées indiquées à l’article 10 de la présente Politique.

Déléguée à la protection des données : MAS Loëtitia / Une Voix Pour Elles

Les demandes relatives aux données personnelles peuvent être adressées au point de contact indiqué ci-dessus.

2. Principes généraux

Une Voix Pour Elles collecte et traite uniquement les données personnelles nécessaires aux finalités poursuivies dans le cadre de ses activités, notamment :

• la gestion du Site et des demandes adressées via celui-ci ;
• la gestion des demandes de contact ;
• l’envoi de newsletters et communications relatives aux actions de l’association ;
• la gestion des dons, soutiens financiers, collectes solidaires et relations avec les donateurs ;
• la gestion des candidatures bénévoles et de la mobilisation des bénévoles ;
• la réception, l’instruction et le suivi des demandes de prescription ou de prise en charge des femmes accompagnées ;
• l’organisation des missions d’aide matérielle et logistique, notamment déménagements d’urgence, entreposage, distribution de kits de première nécessité, aide au réaménagement ou rééquipement ;
• la coordination des interventions avec les antennes régionales, partenaires associatifs, structures sociales, centres communaux d’action sociale, collectivités, prestataires logistiques et autres tiers impliqués ;
• l’administration d’un outil de suivi ou CRM permettant de centraliser les demandes et de coordonner les actions d’intervention ;
• la gestion des relations avec les partenaires, financeurs, collectivités, mécènes, prestataires et intervenants ;
• l’évaluation des actions, la mesure d’impact, le reporting auprès des partenaires et financeurs, dans la mesure du possible sous forme agrégée ou anonymisée ;
• la communication institutionnelle de l’association ;
• la gestion administrative, comptable, contractuelle et juridique des activités ;
• la sécurité, la maintenance et l’amélioration du Site, des outils numériques et des systèmes d’information.

Les données personnelles sont traitées de manière licite, loyale et transparente, pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Elles sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités poursuivies, sous réserve des obligations légales applicables ou de la nécessité de conserver certaines données à des fins probatoires.

Compte tenu de la nature des missions d’Une Voix Pour Elles, certaines données traitées peuvent concerner des situations de grande vulnérabilité, des violences subies, des conditions de mise à l’abri, des lieux de vie, des enfants mineurs ou des informations pouvant révéler indirectement des éléments sensibles sur la vie personnelle des bénéficiaires. Une Voix Pour Elles applique une vigilance particulière à la confidentialité, à la limitation des accès et à la sécurisation de ces données. Les données sensibles ne sont traitées que sur consentement exprès des personnes concernées.

3. Quelles données sont collectées, pour quelles finalités et pendant combien de temps ?

Le tableau ci-dessous présente les principales finalités pour lesquelles Une Voix Pour Elles peut traiter vos données personnelles, les bases légales applicables, les catégories de données concernées, les durées de conservation et le caractère obligatoire ou facultatif des traitements.

Les traitements mis en œuvre pour recevoir, instruire, organiser et suivre les demandes de prise en charge sont principalement fondés sur l'exécution de mesures précontractuelles ou sur l'exécution de la relation d'accompagnement social et solidaire sollicitée par la bénéficiaire ou pour son compte. Lorsque la demande est transmise par un prescripteur, une structure sociale, une association partenaire, un CCAS ou toute autre structure tierce, certains traitements peuvent également être fondés sur l'intérêt légitime d'Une Voix Pour Elles à assurer la coordination opérationnelle, la continuité de l'accompagnement et la bonne réalisation de ses missions d'intérêt général, dans le respect des droits et libertés des personnes concernées.

Certaines informations transmises dans le cadre des demandes de prise en charge peuvent révéler des situations de violences, de vulnérabilité, de précarité, de mise à l'abri ou des informations relatives à la vie familiale. Ces données sont traitées uniquement lorsqu'elles sont nécessaires à l'accompagnement sollicité, à l'évaluation de la situation, à la sécurité des personnes ou à l'organisation de l'intervention.

Une Voix Pour Elles peut également réaliser des statistiques, analyses ou rapports à partir de données agrégées ou anonymisées. Ces données ne permettent pas d'identifier directement les personnes concernées.

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé de vos données personnelles, sauf information contraire portée à votre connaissance.

4. Données sensibles, données relatives aux violences et données concernant des mineurs

Dans le cadre de ses missions, Une Voix Pour Elles peut être amenée à traiter des données relatives à la situation personnelle des bénéficiaires, notamment :

• le fait qu'une personne soit accompagnée dans un contexte de violences conjugales, de précarité ou de mise à l'abri ;
• la présence ou l'absence d'un conjoint au domicile ;
• le niveau d'urgence de la demande ;
• l'adresse du domicile à quitter et l'adresse de destination ;
• des informations relatives à la situation familiale ou maritale ;
• des informations relatives à la présence d'enfants et à leurs dates de naissance ;
• des photographies du logement, des cartons, meubles ou effets personnels ;
• des commentaires libres pouvant contenir des informations sensibles.

Ces données sont traitées uniquement lorsqu'elles sont nécessaires à l'évaluation de la demande, à la sécurité des personnes, à l'organisation de l'intervention ou au suivi de l'accompagnement.

Une Voix Pour Elles invite les prescripteurs, bénéficiaires et partenaires à ne communiquer que les informations strictement nécessaires à la prise en charge et à éviter de transmettre, dans les champs libres, des informations non pertinentes ou excessives.

Lorsque des données relevant de catégories particulières au sens de l'article 9 du RGPD sont collectées, Une Voix Pour Elles et/ou ses partenaires s'assurent, lorsque cela est requis, d'obtenir le consentement explicite des personnes concernées ou de pouvoir se fonder sur une autre exception prévue par la réglementation applicable.

Les personnes concernées sont invitées à ne communiquer, notamment dans les champs libres, que les informations strictement nécessaires à l'évaluation de leur situation et à l'organisation de l'accompagnement sollicité.

5. Source des données personnelles

Les données personnelles traitées par Une Voix Pour Elles peuvent être collectées :

• directement auprès de vous, notamment lorsque vous remplissez un formulaire, contactez l'association, vous inscrivez à la newsletter, effectuez un don, proposez votre aide comme bénévole ou échangez avec les équipes ;
• auprès d'un prescripteur, travailleur social, association, structure d'hébergement, centre communal d'action sociale, collectivité, partenaire institutionnel ou toute structure orientant une bénéficiaire vers Une Voix Pour Elles ;
• auprès d'une antenne régionale, association partenaire ou structure membre du réseau Elles Déménagent ;
• auprès de partenaires opérationnels ou prestataires impliqués dans une mission de déménagement, d'entreposage, de distribution de kits, d'aide au réaménagement ou de rééquipement ;
• auprès de plateformes utilisées pour les formulaires, la gestion du CRM, la newsletter, les dons, la bureautique, le stockage, la communication ou la gestion des interventions ;
• à partir de sources publiques ou accessibles au public, notamment sites internet professionnels, annuaires, réseaux sociaux professionnels ou supports institutionnels, lorsque cela est pertinent et conforme à la réglementation applicable.

Lorsque Une Voix Pour Elles reçoit des données personnelles de tiers, elle veille à ce que leur traitement soit réalisé conformément à la réglementation applicable.

Les prescripteurs et partenaires qui transmettent des données à Une Voix Pour Elles doivent s'assurer qu'ils sont autorisés à le faire et que les personnes concernées ont reçu les informations nécessaires, sauf lorsque cela est impossible ou incompatible avec la protection de la personne concernée.

6. Caractère obligatoire des traitements de données personnelles

Certaines données sont nécessaires pour permettre à Une Voix Pour Elles de fournir le service, l'accompagnement, l'intervention ou le dispositif demandé.

Lorsque la communication de certaines données est obligatoire, leur absence peut empêcher Une Voix Pour Elles :

• de répondre à votre demande ;
• d'instruire une demande de prescription ou de prise en charge ;
• d'évaluer le caractère urgent ou sécurisé d'une intervention ;
• d'organiser un déménagement, un entreposage, une distribution de kit ou une aide au réaménagement ;
• d'orienter une bénéficiaire vers une structure adaptée ;
• de mobiliser une antenne régionale, un partenaire associatif ou un prestataire opérationnel ;
• de coordonner les actions dans le CRM ou l'outil de suivi ;
• de gérer une candidature bénévole ;
• de traiter un don ou d'émettre un reçu fiscal ;
• de satisfaire à certaines obligations administratives, comptables, contractuelles ou liées aux financements.

Les champs facultatifs sont identifiés comme tels lorsque cela est possible. Leur absence n'empêche pas, en principe, l'accès au service concerné, sauf lorsque l'information est nécessaire à une demande spécifique.

Les champs de commentaires libres doivent être utilisés avec prudence et ne doivent contenir que les informations strictement nécessaires à la demande ou à l'intervention.

7. Qui peut recevoir les données ?

Les données personnelles peuvent être communiquées, dans la limite de ce qui est nécessaire, aux catégories de destinataires suivantes :

• les personnels habilités d'Une Voix Pour Elles ;
• les personnes habilitées au sein des antennes régionales d'Une Voix Pour Elles ;
• les associations, structures partenaires, membres ou relais du réseau Elles Déménagent lorsque leur intervention est nécessaire ;
• les travailleurs sociaux, structures d'hébergement, associations d'aide aux victimes, centres communaux d'action sociale, collectivités, structures médico-sociales ou autres organismes ayant prescrit ou participant à la prise en charge ;
• les prestataires ou partenaires opérationnels intervenant dans les déménagements, l'entreposage, le transport, la distribution de kits, le réaménagement, le rééquipement ou la logistique ;
• les prestataires techniques et sous-traitants intervenant notamment pour l'hébergement, la maintenance, l'administration du Site, les formulaires, le CRM, l'emailing, les dons, le stockage, la bureautique, l'archivage ou la sécurité informatique ;
• les financeurs, mécènes, collectivités, institutions ou partenaires publics ou privés, lorsque cela est nécessaire à l'évaluation, au reporting ou au financement des actions, dans la mesure du possible sous forme agrégée ou anonymisée ;
• les conseils, avocats, commissaires aux comptes, experts-comptables, auditeurs et assureurs d'Une Voix Pour Elles ;
• les autorités administratives, judiciaires ou de contrôle, lorsque la communication est requise par la loi ou nécessaire à la protection des personnes, à la défense des droits d'Une Voix Pour Elles ou à la gestion d'un contentieux.

Une Voix Pour Elles peut mettre à disposition de certaines antennes régionales, partenaires associatifs, structures tierces, centres communaux d'action sociale, collectivités ou partenaires opérationnels un accès à tout ou partie des données enregistrées dans son outil de suivi ou CRM, lorsque cet accès est nécessaire à la coordination, à la réalisation ou au suivi d'une mission d'accompagnement.

Ces accès sont limités aux personnes habilitées, selon leurs besoins opérationnels, et doivent permettre de ne partager que les données strictement nécessaires à la mission concernée.

Selon les cas, ces destinataires peuvent agir en qualité de sous-traitants, de responsables de traitement distincts ou, lorsque les finalités et moyens sont déterminés conjointement, de responsables conjoints de traitement. Une Voix Pour Elles veille à encadrer ces relations conformément au RGPD.

Une Voix Pour Elles ne vend pas vos données personnelles à des tiers.

8. Les données sont-elles transférées hors de l'Union européenne ?

Les données personnelles sont, dans la mesure du possible, traitées au sein de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.

Toutefois, certains outils ou prestataires utilisés par Une Voix Pour Elles peuvent impliquer un accès ou un transfert de données personnelles en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, notamment lorsque l'association utilise des solutions de formulaires, CRM, emailing, stockage, bureautique, dons, statistiques ou communication éditées par des prestataires internationaux.

Dans ce cas, Une Voix Pour Elles s'assure que ces transferts sont encadrés par un mécanisme approprié conformément au RGPD, tel que :

• une décision d'adéquation de la Commission européenne ;
• les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
• des règles d'entreprise contraignantes ;
• ou tout autre mécanisme reconnu par la réglementation applicable.

9. Durée de conservation des données

Une Voix Pour Elles conserve vos données personnelles pour les durées indiquées à l'article 3 de la présente Politique et, en toute hypothèse, pendant une durée n'excédant pas ce qui est nécessaire au regard de la finalité poursuivie par le traitement concerné.

Lorsque des durées précises ne peuvent être fixées a priori, les données sont conservées selon des critères tenant notamment :

• à la durée de la relation avec la personne concernée ou sa structure ;
• à la durée de l'accompagnement, de l'intervention ou de la mission concernée ;
• au niveau d'urgence ou de sécurité de la situation ;
• à la durée d'entreposage ou de suivi logistique ;
• aux exigences des financeurs, partenaires publics ou organismes de contrôle ;
• aux obligations légales, comptables, fiscales ou administratives applicables ;
• aux délais de prescription légaux ;
• aux nécessités de preuve, de défense des droits ou de gestion des contentieux.

À l'issue des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée lorsque leur conservation demeure nécessaire à des fins probatoires ou au respect d'une obligation légale.

Compte tenu de la sensibilité particulière des données relatives aux bénéficiaires, Une Voix Pour Elles s'efforce, lorsque cela est possible, de limiter la durée de conservation en base active, de restreindre l'accès aux données archivées et d'anonymiser les données utilisées à des fins statistiques, de reporting ou de mesure d'impact.

10. Quels sont les droits des personnes concernées ?

Conformément au cadre légal applicable en matière de protection des données, et notamment au RGPD, vous disposez des droits suivants : droit d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation du traitement, de portabilité de vos données personnelles et droit de donner des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès.

Lorsqu'un traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

Certains droits peuvent être limités lorsque le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale, à la protection des personnes, à la conservation de preuves, à la défense des droits d'Une Voix Pour Elles ou à la gestion d'un contentieux.

Droit d'accès

Vous pouvez demander à Une Voix Pour Elles d'accéder aux données personnelles vous concernant. Si vous exercez votre droit d'accès, Une Voix Pour Elles vous communiquera une copie des données personnelles en sa possession ainsi que les informations relatives à leur traitement.

Droit de rectification

Vous pouvez demander à Une Voix Pour Elles de rectifier ou de compléter les données personnelles vous concernant qui seraient inexactes ou incomplètes.

Droit à l'effacement

Vous pouvez demander l'effacement des données personnelles vous concernant, par exemple lorsque ces données ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Une Voix Pour Elles s'efforcera de faire droit à votre demande. Toutefois, certaines données peuvent être conservées lorsque la loi l'impose ou lorsqu'elles sont nécessaires à la protection des personnes, à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

Droit d'opposition

Vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à ce qu'Une Voix Pour Elles traite vos données personnelles lorsque le traitement est fondé sur l'intérêt légitime.

Une Voix Pour Elles cessera alors le traitement, sauf s'il existe des motifs légitimes et impérieux justifiant la poursuite du traitement ou si les données sont nécessaires à la protection des personnes, à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

Vous pouvez également vous opposer à tout moment à la réception de communications, notamment en utilisant le lien de désinscription figurant dans les communications électroniques ou en contactant Une Voix Pour Elles aux coordonnées indiquées ci-dessous.

Droit de limitation

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles, notamment si vous contestez leur exactitude, si vous vous opposez au traitement ou si vous estimez que le traitement est illicite.

Droit à la portabilité

Lorsque ce droit est applicable, vous pouvez demander à recevoir les données personnelles que vous avez fournies à Une Voix Pour Elles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable de traitement.

Droit de retrait du consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.

Droit de définir des directives post-mortem

Vous pouvez transmettre à Une Voix Pour Elles des directives relatives à la conservation, à l'effacement ou à la communication de vos données personnelles après votre décès.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter Une Voix Pour Elles selon les modalités prévues à l'article 11 de la présente Politique.

Afin de traiter votre demande, Une Voix Pour Elles peut vous demander des informations complémentaires destinées à confirmer votre identité ou à identifier les données concernées.

En tout état de cause, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (« CNIL »), notamment via son site internet www.cnil.fr.

11. Comment pouvez-vous nous contacter ?

Si vous avez des questions ou des demandes concernant les traitements de vos données personnelles, y compris pour exercer vos droits, vous pouvez contacter Une Voix Pour Elles :

• par email à l'adresse suivante : [email protected] ; ou
• par courrier à l'adresse suivante : Une Voix Pour Elles – Maison des Associations "Villa La Luna" 265 Promenade des Anglais - 06200 Nice

12. Cookies et traceurs

Le Site peut utiliser des cookies et autres traceurs nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité, à la mesure de l'audience et, le cas échéant, à des finalités complémentaires.

Lorsque la réglementation l'exige, le dépôt ou la lecture de certains traceurs est subordonné au consentement de l'utilisateur. Vous pouvez accepter, refuser ou paramétrer ces traceurs selon les modalités proposées sur le Site.

Une information détaillée sur les cookies et autres traceurs utilisés sur le Site est fournie dans la politique cookies ou dans le bandeau de gestion des préférences.

13. Liens externes et services tiers

Le Site, les communications ou les formulaires d'Une Voix Pour Elles peuvent contenir des liens vers des sites, plateformes ou services tiers, notamment des plateformes de dons, de formulaires, de newsletter, de réseaux sociaux, de vidéos, de cartographie, de paiement ou de partenaires.

Ces services tiers peuvent traiter vos données personnelles pour leurs propres finalités et sous leur propre responsabilité. La présente Politique ne s'applique pas aux traitements réalisés par ces tiers en dehors des instructions ou du contrôle d'Une Voix Pour Elles.

Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité des services tiers que vous utilisez.

14. Sécurité et confidentialité

Une Voix Pour Elles met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé.

Compte tenu de la nature particulièrement confidentielle des informations traitées dans le cadre des demandes de prise en charge, Une Voix Pour Elles veille notamment à :

• limiter l'accès aux données aux seules personnes habilitées ;
• adapter les droits d'accès au CRM ou à l'outil de suivi selon les missions et territoires concernés ;
• sensibiliser les équipes, bénévoles, antennes et partenaires à la confidentialité des informations traitées ;
• encadrer les partages de données avec les partenaires et prestataires ;
• sécuriser les outils utilisés pour les formulaires, le stockage, la coordination et les échanges ;
• éviter, lorsque cela est possible, la transmission de données sensibles par des canaux non sécurisés ;
• privilégier les données strictement nécessaires à la coordination de l'accompagnement.

15. Modification et mise à jour de la Politique

Une Voix Pour Elles peut mettre à jour la présente Politique afin de tenir compte de l'évolution de ses activités, de ses traitements de données personnelles, de ses outils ou de la réglementation applicable.

En cas de modification importante, Une Voix Pour Elles pourra vous en informer par tout moyen approprié, notamment par publication sur le Site, par email ou par information spécifique dans les formulaires, conventions ou supports concernés.

La version applicable est celle en vigueur à la date de consultation de la Politique.